Premediation kan fiscale geschillen voorkomen
Mediation kan partijen bij elkaar brengen waarbij ze zelf aangeven hoe het geschil wordt aangepakt en bijgelegd. Maar premediation (preventieve mediation) vindt al in een fase daaraan voorafgaand plaats: in een gesprek vóór een conflict ontstaat.
‘Mijn persoonlijke missie als organisatiepsycholoog is om het echte gesprek in het bedrijfsleven, waaronder de fiscale praktijk, te faciliteren.’ Dat zegt organisatiepsycholoog en mediator Annemarie van Raay, oprichter van en partner bij Partner-Mediation. ‘Tussen mensen kunnen veel misverstanden, aannames, perceptieverschillen en conflicten bestaan, maar heel vaak zijn die te voorkomen of recht te zetten.’
En zo ontstond het idee van premediation, preventieve mediation
‘Klopt. Het is belangrijk om vroegtijdig met mensen om de tafel te gaan zitten. Dan kan later veel ellende worden voorkomen. Premediation is een fase die vooraf gaat aan mediation: het preventief voorkomen van conflicten, het met elkaar in gesprek gaan op het moment dat de relatie goed is. Het repareren van het dak als de zon schijnt, zogezegd.’
Premediation kun je zien als een soort apk van je relatie: achterstallig onderhoud in de samenwerking repareren
Wat zijn de kenmerken van fiscale premediation?
‘Vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en neutraliteit van de premediators. Verder bestaat wel de mogelijkheid om apart (“caucus”) met partijen te praten om een zaak weer vlot te trekken. Dat kan als mensen hun kaarten voor de borst houden.’ Een individueel gesprek is ook vertrouwelijk. De partij bepaalt zelf óf en zo ja in hoeverre de inhoud later in een gezamenlijk gesprek wordt gedeeld.’
Wat zijn de grote voordelen van fiscale premediation?
‘Deelnemers hebben het resultaat of de oplossing zelf in handen. Zo kun je de relatie goed houden. Wie keihard voor zijn eigen belangen gaat, zal zien dat de relatie verstoord raakt – terwijl je toch met die ander verder moet of elkaar weer kunt tegenkomen. Geëscaleerde conflicten kosten veel energie en tijd. Met premediation ben je veel constructiever en positiever bezig.’
Hoe effectief is het eigenlijk?
‘Fiscale mediation en premediation verstevigen de relatie tussen partijen en via de relatie kun je de inhoud goed bespreken. Als je elkaar goed begrijpt – en dus begrip hebt voor de situatie en belangen van de ander – kun je tot veel betere afspraken komen.’
Met premediation kun je inzetten op een gezonde langetermijnrelatie met de Belastingdienst
Op welk moment zou de belastingplichtige moeten overwegen om premediation in te zetten?
‘Het voordeel van premediation is dat het vroegtijdig met elkaar in gesprek gaan laagdrempeliger is omdat er nog geen sprake hoeft te zijn van een conflict. Conflicten leiden ook tot schaamte. Als je al iets “voelt” dat er speelt of kan spelen, kun je het al op tafel leggen bij de premediator. Het vergt wel moed om je kop niet in het zand te steken. En na die eerste keer kun je premediation uitvoeren als een soort apk van je relatie: je kunt achterstallig onderhoud in de samenwerking repareren.’
Werkt dat ook in de fiscale en juridische wereld? Daar zit geschillenbeslechting bij de rechter veel meer in het DNA.
‘Mediation en premediation kunnen zeker bij belastingadvieskantoren worden ingezet. Zij staan er eerder voor open als iemand dit in hun netwerk al heeft gedaan. Een partner bij een belastingadvieskantoor die daar met een conflict wegging zei onlangs tegen mij: ‘Had ik maar geweten dat er premediation was op het moment dat ik daar begon. Dan hadden we verwachtingen met elkaar beter kunnen uitspreken en dan hadden we dit conflict kunnen vermijden.’ Mond-tot-mondreclame neemt de meeste drempels weg. Wel moet iemand de moed hebben om het gesprek aan te gaan met een neutrale derde.’
Als een belastingadviseur premediation overweegt, dan zal hij het prettig vinden als die neutrale derde fiscale kennis heeft.
‘Wij voeren gesprekken doorgaans met twee van onze mensen. Als organisatiepsycholoog bewaak ik het proces, de fiscalist is aanwezig vanwege zijn inhoudelijke bagage. Maar de premediator zit vooral op het proces, niet zozeer op de inhoud. Het kan dan gaan om het voorkomen van conflicten in de onderlinge samenwerking tussen partners en medewerkers. Maar het kan ook gaan om “echte” fiscale conflicten. Dan probeer je in te zetten op een gezonde langetermijnrelatie met bijvoorbeeld de Belastingdienst. Met premediation kun je vroegtijdig problemen benoemen in plaats van dat je het laat escaleren aan tafel bij de Belastingdienst. Er kunnen inhoudelijke kwesties zijn waarvan je niet precies weet hoe je die moet aanvliegen, bijvoorbeeld over nieuwe wetgeving, maar zeker ook tijdens een boekenonderzoek. De emoties kunnen dan al snel hoog oplopen. Dan kun je premediation goed toepassen: bespreken welke belangen elk van de partijen heeft.’
Welke ervaringen in de fiscale praktijk heeft u zoal?
‘Bij een belastingadvieskantoor, een maatschap, hebben we de partners geholpen om de onderlinge dynamiek te verbeteren. Dat was nodig nadat de oprichter van het kantoor met pensioen ging, waardoor er twee kampen ontstonden. Ook bij een overname van een belastingadvieskantoor hebben we premediation ingezet: het ging er niet alleen om hoe de organisatie eruit kwam te zien, maar ook hoe ze fiscaal met elkaar verder wilden. Nog een voorbeeld: premediation hield de relatie tussen een klantcoördinator van de Belastingdienst en een grote onderneming, die onder horizontaal toezicht viel, op de rails toen er over meerdere geschillen een fiscale procedure onvermijdelijk was. “Agree to disagree” klinkt in theorie leuk, maar vergt in de praktijk de nodige aandacht voor behoud van een respectvolle relatie.’
Annemarie van Raay (1971)
- 1996 Arbeids- en organisatiepsychologie, Rijksuniversiteit Groningen
- 1996-2002 ICT-werving- en selectieconsultant, PCI
- 2002-2007 Managementconsultant, AWVN
- 2006 Geregistreerd mediator
- 2008-2011 HR-manager en mediator, Tabijn
- 2012-2014 Oprichter en (mede-)eigenaar Shared Silence
- 2015-2016 HR-manager, Lovechock
- 2014-heden Mediator, Startupbootcamp
- 2016-heden Oprichter en mediator, Partner-Mediation
