Vijf vragen aan Olaf Smits over fiscale mediation
Op 20 november organiseren we het PE-seminar Fiscale Mediation. Tijdens dit seminar leren deelnemers hoe mediation kan bijdragen aan het oplossen én voorkomen van fiscale geschillen. Een van de docenten is Olaf Smits, fiscalist, mediator en voorzitter van de Vereniging voor Fiscale Mediation (VFM). In dit interview vertelt hij hoe mediation in de fiscale praktijk werkt, waarom het juist nu relevant is en wat deelnemers kunnen verwachten van het seminar.
Kun je kort iets vertellen over je achtergrond en hoe je betrokken bent geraakt bij fiscale mediation?
Ik ben fiscalist en medeoprichter van Ectacon, een kantoor gespecialiseerd in transfer pricing, dat ik, samen met een compagnon, leid. Mijn loopbaan begon in 2004 bij PwC in Amsterdam. Vanuit de compliancepraktijk ben ik in transfer pricing terechtgekomen. Daarna werkte ik vijf jaar als bedrijfsfiscalist, onder andere bij Hewlett-Packard. Sinds 2012 werk ik als ondernemer in transfer pricing en in 2017 is Ectacon in haar huidige vorm ontstaan.
In 2020 heb ik een mediationopleiding gevolgd. Ik was al langer geïnteresseerd in mediation, omdat je als fiscalist regelmatig met conflictsituaties te maken hebt. Ik wilde weten hoe je daar beter mee kunt omgaan. De opleiding vond ik erg boeiend en sindsdien ben ik, naast fiscalist, ook actief als mediator. Daarnaast geef ik trainingen, onder meer bij de NOB.
Ik combineer mediation bewust met mijn fiscale werk. Ik richt me op fiscale en zakelijke mediation. Wat ik vooral doe, is mediation integreren in mijn dagelijkse werk als transfer pricing specialist. Gesprekken met de Belastingdienst of met belastingplichtigen zijn vaak conflictgevoelig. Ik herinner me een klant die zei dat hij de Belastingdienst per definitie niet vertrouwde. Met zo’n overtuiging is het lastig om tot een oplossing met de Belastingdienst te komen omdat het een normaal gesprek in de weg staat. Mediation helpt dan: mensen beseffen door mediation dat problemen niet alleen inhoudelijk zijn, maar ook komen door eigen overtuigingen die de oplossingen in de weg staan.
Fiscalisten zijn vaak geneigd hun eigen standpunt stevig te verdedigen. Maar als je de ander ziet als mens in plaats van “de Belastingdienst”, verandert het gesprek volledig
Fiscalisten zijn sterk inhoudelijk opgeleid; communicatie krijgt vaak minder aandacht. Ik gebruik weleens het voorbeeld van een 6 die op tafel ligt: jij ziet een 6, ik een 9. We kijken naar hetzelfde, maar vanuit een ander perspectief. Dat geldt ook in de fiscaliteit. De inspecteur heeft een andere achtergrond en andere belangen dan de adviseur of belastingplichtige. Alleen al die bewustwording is waardevol. Sinds 2022 ben ik bestuurslid van de Vereniging voor Fiscale Mediation (VFM), eerst als penningmeester en sinds mei 2025 als voorzitter. Samen met Peggy van Sleuwen van de Belastingdienst geef ik het seminar Fiscale Mediation voor de NOB.
Wat kunnen deelnemers verwachten van het PE-seminar Fiscale Mediation? En wat hoop je dat ze meenemen na afloop?
Deelnemers maken kennis met fiscale mediation. Formeel wordt het nog te weinig toegepast, terwijl het wel een bestaande mogelijkheid is. Je kunt fiscale mediation aanvragen bij de Belastingdienst, mits de inspecteur ermee instemt – mediation is altijd vrijwillig. Tijdens het seminar leggen we uit hoe dat werkt.
Verder besteden we onder andere aandacht aan onderhandelen op basis van deHarvard-onderhandelingsmethode, wat een fase is in het mediationproces. De Harvard-onderhandelingsmethode is een methode voor principieel onderhandelen, gericht op een win-winsituatie. Ze draait om vier principes: mensen scheiden van het probleem, focussen op belangen in plaats van posities, zoek naar wederzijds belang in oplossingen en gebruikmaken van objectieve criteria. Het doel is een verstandige en efficiënte overeenkomst bereiken, waarbij ook de relatie tussen partijen behouden blijft, maar vooral ook een oplossing die standhoudt.
Daarnaast leren deelnemers dat mediationvaardigheden ook buiten formele trajecten nuttig zijn. Je kunt ze inzetten in dagelijkse gesprekken en onderhandelingen. Ik zie het als een waardevolle aanvulling op de fiscale vakkennis.
Hoe ziet fiscale mediation er in de praktijk uit? Welke vaardigheden zijn daarbij essentieel?
Een goede relatie met de Belastingdienst is belangrijk, omdat je elkaar jaarlijks tegenkomt bij onder andere aangiftes. De adviseur vertegenwoordigt de belangen van zijn klant; de inspecteur heeft zijn eigen belangen. In mediation draait het om wederzijds begrip en het zoeken naar gemeenschappelijke belangen om samen tot een oplossing te komen. Een goede relatie tussen de inspecteur, belastingplichtige en de adviseur kan dus een gemeenschappelijk belang zijn.
Een bekend voorbeeld is de sinaasappel: je kunt erom strijden en één winnaar en één verliezer krijgen. Maar als je achter elkaars belangen komt en jij de schil wilt en ik het sap, kunnen we delen en ontstaat een win-winsituatie. Zo werkt het ook bij fiscale mediation.
Wat de vaardigheden betreft, goede communicatie en inzicht in psychologie zijn belangrijk. Evenals het stellen van open vragen, goed luisteren en doorvragen. Zo ontdek je wat er werkelijk achter overtuigingen schuilgaat en wat de belangen zijn. Dat leer je in een mediationopleiding.
Fiscalisten zijn vaak geneigd hun eigen standpunt stevig te verdedigen. Maar als je de ander ziet als mens in plaats van “de Belastingdienst”, verandert het gesprek volledig.
Waarom is fiscale mediation juist nu relevant?
Er zijn steeds meer conflicten. Mede door politieke druk om belastingontwijking tegen te gaan, zijn er meer en strengere fiscale regels en deze worden strikter gehandhaafd. Dit leidt tot meer spanningen en dus conflicten. Echter mediation kan rechtzaken voorkomen waardoor de oplossing tussen de partijen wordt bedacht in plaats een bovenpartijdige uitspraak door de rechter. Dat maakt mediation actueler dan ooit.
Al jarenlang wordt geprobeerd mediation wettelijk te verankeren, maar dat is nog niet gelukt. Toch wordt het al sinds 2005 toegepast bij belastingzaken en sinds 2007 ook bij rechtbanken en gerechtshoven.
Kun je een voorbeeld geven uit je eigen praktijk?
Ik had een zaak waarin het conflict bleef voortslepen. De formele termijnen liepen, de Belastingdienst moest een aanslag opleggen, maar de kern van het probleem bleef liggen. Een rechtszaak leek onvermijdelijk, maar ook onzeker en onwenselijk. Er werd mij als adviseur gevraagd om een nieuw memo te schrijven, met nog meer jurisprudentie. Ik zei: “We kennen ons standpunt, en dat van de Belastingdienst ook. Nog meer standpunten waardoor we ons verder ingraven helpt niet, want dan gaat de Belastingdienst dat ook doen en komen we vanzelf bij de rechter.”
Ik stelde voor om het gesprek meer als een mediation te voeren. Als adviseur van een van de partijen kan ik niet officieel als mediator optreden maar ik kan wel die houding aannemen. Alleen al die benadering bracht beweging in het proces en leidde uiteindelijk tot een oplossing.
Wil je echt iets oplossen, dan moet je soms iets anders proberen en niet meer van hetzelfde doen. Dat vinden mensen lastig, maar juist daar ligt de kracht van mediation. Een onafhankelijke mediator kan helpen: iemand die geen partij is, maar het proces begeleidt. Dat hoeft niet altijd een formele mediation te zijn; het kan ook bijvoorbeeld procesbegeleiding heten.
Ik wil ook het belang van pre-mediation benadrukken, zeker binnen het fiscale domein waar horizontaal toezicht speelt. Vanaf het begin is heldere communicatie essentieel.. Het draait om relatiemanagement: mediation kan preventief werken. Door open gesprekken te voeren, communicatielijnen open te houden en vertrouwen op te bouwen, ontstaat een omgeving waarin partijen tijdig signaleren dat iets niet goed loopt – voordat het escaleert. Dat is misschien wel het grootste voordeel van mediation: het voorkomt dat problemen uitgroeien tot echte conflicten.
Over de Vereniging voor Fiscale Mediation (VFM)
De Vereniging voor Fiscale Mediation bevordert deskundige beroepsuitoefening op het gebied van alternatieve fiscale geschillenbeslechting, zoals mediation, conflicthantering en arbitrage. De vereniging is in 2005 opgericht in samenspraak met de NOB, het RB en de NVAB, vanuit de behoefte aan effectieve oplossingen voor belastinggeschillen buiten de rechter om.
Sindsdien organiseert de VFM seminars en workshops en draagt zij bij aan de bekendheid en professionalisering van fiscale mediation in Nederland. Inmiddels wordt de vereniging erkend en gewaardeerd door belastingprofessionals, advocaten en rechtbanken, maar ook door de Belastingdienst en Inspectie belastingen, toeslagen en douane.
Leden van de NOB, het RB of de NVAB kunnen lid worden, ook zonder mediationopleiding. Dit geldt eveneens voor medewerkers van de Belastingdienst en de rechterlijke macht met een fiscale functie..
