Flexibel werken betekent keuzes maken
Wat betekent het nieuwe werken voor een middelgroot kantoor? Ronald Dielissen van HLB Witlox Van den Boomen: ‘We transformeren van pure werkruimtes naar een ontmoetings- en opleidingsomgeving.’
‘Dat we in maart 2020 allemaal naar huis werden gestuurd, had voor ons extra impact. In een multidisciplinaire adviespraktijk is interactie immers cruciaal’, zegt Ronald Dielissen. ‘We hebben destijds snel kantoorbreed met de vennoten de koppen bij elkaar gestoken om te kijken hoe we het konden inrichten.’ Dielissen is partner bij HLB Witlox Van den Boomen, waar zo’n 685 mensen werken, en hij is een van de twee bestuurders van de fiscale praktijk. ‘Op ons kantoor wordt bij uitstek gewerkt op het kruispunt van accountants, fiscalisten en juristen, en dat is geknipt voor mij.’ Toen de eerste schrik eraf was in 2020, zijn tussen de verschillende businesslines online extra overlegmomenten ingevoerd. ‘Het is al lastig genoeg om vanuit huis aangesloten te blijven bij je directe collega’s, laat staan bij andere afdelingen. Ook met klantenteams en met de klanten moesten we goed in contact zien te blijven. Voor de medewerkers hebben we extra sociale momenten ingebouwd, zoals de digitale pubquiz. Maar borrelen via schermen is natuurlijk niet hetzelfde.’ Dat werd dan ook geen blijvertje.
Ronald Dielissen (1972)
- STUDIE Fiscaal recht, Tilburg
- 2014 – heden HLB Witlox Van den Boomen
- 2017 – heden Partner
- 1995 – 2014 Gewerkt voor Arthur Andersen, Deloitte, Ernst & Young, Witlox Van den Boomen en RSM
Ook werd er een competitie gestart tussen teams en vestigingen, waarbij het ging om wie in een bepaalde tijd de meeste stappen zette, bijgehouden in een stappenteller-app. ‘Niet bewegen is geen goed idee, we wilden niet dat mensen de hele dag thuis op hun bureaustoel blijven zitten en dat willen we nu nog steeds niet. Die competitie is gestopt. Het vitaliteitsprogramma dat we hebben staat daar los van.’
Keuzes maken
Het idee op kantoor is nu: medewerkers kunnen zelf beslissen waar ze het beste kunnen werken, maar wel graag met het accent van de werkweek op kantoor. ‘De starters moeten wortel kunnen schieten in de organisatie, ze moeten opgeleid en begeleid worden, en daarvoor moeten er dus ook ervaren mensen beschikbaar zijn. Wij vinden dat onze mensen daar zelf verantwoordelijkheid voor moeten nemen, per slot van rekening is iedereen hoog opgeleid, dus dan mag je dat ook verwachten. We willen dat iedereen goed nadenkt over welk werk op welke plek wordt gedaan. Zo heeft het geen zin om naar kantoor te komen om daar de hele dag met de deur dicht calls af te werken. We verwachten dus dat ze zelf keuzes maken.’
Keuzes maken was voor corona al niet altijd gemakkelijk voor vooral jongere medewerkers, is hem opgevallen. ‘Die willen vaak alles tegelijk: een interessante carrière, veel sociale contacten, veel sporten enzovoort, en dat gaat gewoon niet altijd allemaal samen. Ik heb het idee dat die keuzestress is toegenomen in coronatijd, maar of er oorzakelijk verband is weet ik niet.’
Plus- en minpunt
De flexibiliteit van het nieuwe werken is zowel een plus- als een minpunt: het is prettiger werken, maar vraagt wel extra aandacht voor de onderlinge verbinding.
Dielissen denkt zeker niet dat er thuis minder hard wordt gewerkt. ‘Wel is thuis werken met kleine kinderen erbij vrijwel onmogelijk gebleken. Werknemers moeten ook daarin zelf keuzes maken, nu dat weer kan. Tijdens de lockdowns was het met gesloten scholen en kinderopvang voor jonge ouders natuurlijk wel heel zwaar.’
Professional Board
Het borgen van het team- en kantoorgevoel heeft door de flexibiliteit van het nieuwe werken meer aandacht nodig, zegt Dielissen. ‘Het gaat niet vanzelf en het is ook niet eenvoudig om daar invulling aan te geven. We hebben om die reden een Professional Board opgezet, waarin collega’s zitten uit alle geledingen. Van daaruit wordt input aan de kantoorleiding gegeven.’
De kantoren zien er nu anders uit. ‘We transformeren van pure werkruimtes naar een ontmoetings- en opleidingsomgeving, het is work in progress. Er zijn nu meer comfortabele en gezellig ingerichte ruimtes met goede audiovisuele technische voorzieningen, waarin bijvoorbeeld klantenteams samen kunnen komen. En terwijl vóór corona iedereen een eigen werkplek had, zijn er nu flexplekken. Overigens zie je dat iedereen toch vaak op dezelfde plek gaat zitten.’
Dielissens tips voor thuiswerkers
- Zorg voor sterke en stabiele wifi, dat voorkomt ergernissen
- Zorg dat je werkplek ergonomisch in orde is
- Je kunt niet acht uur aaneengesloten geconcentreerd werken. Neem pauzes en kom dan van je stoel af en beweeg
Wat de kleding betreft waren de normen al eerder versoepeld. ‘Pakken werden al veel minder gedragen en zijn nu een zeldzaamheid. Ons kantoor stelt geen kledingnormen. Iedereen kleedt zich presentabel, dus als er al eens iemand de plank misslaat, kun je diegene beter individueel aanspreken.’
Inhaalslag
En dan is er nog iets veranderd: ‘Voor corona waren de accountants een stuk digitaler dan de fiscalisten. De accountants werkten al jaren met papierloze dossiers via allerlei softwareprogramma’s en de cloud, en de fiscalisten wilden nog graag printjes waarop ze aantekening konden maken. Wij fiscalisten hebben door corona in recordtempo een enorme digitale inhaalslag gemaakt.’
Leuk om te lezen
De 7 vinkjes van Joris Luyendijk heb ik met veel belangstelling gelezen. Wij hebben hem als spreker uitgenodigd op onze strategiedagen. Dat heeft bij sommige collega’s en in ieder geval bij mij de ogen geopend.
